In jedem Unternehmen fallen Unterlagen an, die fachgerecht entsorgt werden müssen. Ganz gleich ob Rechnungen, Belege, ganze Akten, usw. bis hin zu Festplatten bzw. Datenträgern. Auch eine Auslagerung von Akten zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen kann aus Platzgründen sehr hilfreich sein.
Nach dem Bundesdatenschutzgesetz muss eine ordnungsgemäße Datenvernichtung bzw. eine ordnungsgemäße Auslagerung von Akten zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen erfolgen. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte dafür sorgen, dass es bei Audits keine bösen Überraschungen gibt.
Bei der Datenvernichtung werden Papiere entweder sofort geschreddert oder in abschließbaren Sicherheitscontainern gesammelt und von geschulten Fachkräften entsorgt, damit unbefugte Personen keinen Zugriff auf die Dokumente erhalten können. Der ganze aufwendige Prozess muss genauestens protokolliert werden.
Neben Dokumenten in Papierform wächst natürlich auch der Bedarf einer fachgerechten Entsorgung von Festplatten, CDs, DVDs, USB-Sticks, Magnetbändern, usw.. Auch hier ist ein sicheres Entsorgen mit Hilfe von Fachfirmen möglich, die auch den rechtlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes genügen.
In regelmäßigen Abständen werden solche Unternehmen von uns geprüft und ganz genau unter die Lupe genommen. Hierzu zählen zum einen die Sichtung und Prüfung der Verträge mit ihren Technischen und Organisatorischen Maßnahmen und zum anderen die Sichtung der Umsetzung und der Durchführung der Entsorgung bzw. der Aktenauslagerung selber.
Wenn Sie Hilfe benötigen oder einfach nicht wissen, welchen Entsorgungsbetrieben Sie voll und ganz vertrauen können, dann melden Sie sich bei uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Übrigens, auf dem Bild ist eine nicht fachgerechte aber durchaus übliche Entsorgung von vertraulichen Unterlagen dargestellt.
