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Datenvernichtung

In jedem Unternehmen fallen Unterlagen an, die fachgerecht entsorgt werden müssen. Ganz gleich ob Rechnungen, Belege, ganze Akten, usw. bis hin zu Festplatten bzw. Datenträgern. Auch eine Auslagerung von Akten zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen kann aus Platzgründen sehr hilfreich sein.

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz muss eine ordnungsgemäße Datenvernichtung bzw. eine ordnungsgemäße Auslagerung von Akten zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen erfolgen. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte dafür sorgen, dass es bei Audits keine bösen Überraschungen gibt.

Bei der Datenvernichtung werden Papiere entweder sofort geschreddert oder in abschließbaren Sicherheitscontainern gesammelt und von geschulten Fachkräften entsorgt, damit unbefugte Personen keinen Zugriff auf die Dokumente erhalten können. Der ganze aufwendige Prozess muss genauestens protokolliert werden.

Neben Dokumenten in Papierform wächst natürlich auch der Bedarf einer fachgerechten Entsorgung von Festplatten, CDs, DVDs, USB-Sticks, Magnetbändern, usw.. Auch hier ist ein sicheres Entsorgen mit Hilfe von Fachfirmen möglich, die auch den rechtlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes genügen.

In regelmäßigen Abständen werden solche Unternehmen von uns geprüft und ganz genau unter die Lupe genommen. Hierzu zählen zum einen die Sichtung und Prüfung der Verträge mit ihren Technischen und Organisatorischen Maßnahmen und zum anderen die Sichtung der Umsetzung und der Durchführung der Entsorgung bzw. der Aktenauslagerung selber.

Wenn Sie Hilfe benötigen oder einfach nicht wissen, welchen Entsorgungsbetrieben Sie voll und ganz vertrauen können, dann melden Sie sich bei uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Übrigens, auf dem Bild ist eine nicht fachgerechte aber durchaus übliche Entsorgung von vertraulichen Unterlagen dargestellt.

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10 Tipps für eine erfolgreiche Datensicherung

Privat wie beruflich können durch versehentliches Löschen, Hackerangriffe oder auch durch technisches Versagen wertvolle Daten verlorengehen. Hier ist es wichtig folgende Maßnahmen zu treffen, um eine Wiederherstellung der Daten zu gewährleisten:

  1. Erstellung eines Datensicherungskonzeptes
    In diesem Konzept wird der technische und organisatorische Ablauf der Datensicherungen schriftlich festgehalten, einschließlich eingesetzter Systeme, Daten-und Änderungsvolumen und Verfügbarkeitsanforderungen.
  2. Festlegung der Zuständigkeiten
    Wer ist für die Datensicherung zuständig, wer darf die notwendigen Passwörter kennen, wer stellt die Daten wieder her, wer veranlasst die Wiederherstellung?
  3. Eine lückenlose Anleitung zur Wiederherstellung der Daten
    Dieser Bereich regelt die lückenlose Anleitung zur Wiederherstellung der Daten.
  4. Anschaffung geeigneter Systeme
    Nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern auch die Bedienbarkeit der Systeme muss bedacht werden.
  5. Teilsicherung von Daten
    Hier ist zu unterscheiden, wann eine inkrementelle und wann eine differentielle Datensicherung angebracht ist.
  6. Vollsicherung von Daten
    Die zu sichernden gesamten Daten, müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Sicherungsträger gespeichert werden.
  7. Zeitpunkt der Sicherung dieser Daten
    Nicht nur ein periodischer Zeitpunkt muss für eine Datensicherung erfolgen (täglich, wöchentlich, monatlich), sondern auch eine Sicherung bei besonderen Ereignissen oder Veränderungen.
  8. Verschlüsselung
    Hier ist die Ver-und auch Entschlüsselung zu regeln, wenn Backups außerhalb gespeichert werden sollen.
  9. Regelmäßige Notfallübungen
    Jeder noch so gut durchdachte Plan bringt nichts, wenn keine entsprechenden Notfallübungen durchgeführt werden. Theorie und Praxis können unterschiedliche Sprachen sprechen.
  10. Aufbewahrung
    Datensicherungskopien sollten immer in einem anderen Gebäude oder Bereich aufbewahrt werden.

Das Tagesgeschäft hat immer Vorrang. Aus Erfahrung wissen wir, dass vielen Unternehmen aus Zeitgründen ein solches Konzept ganz oder teilweise fehlt. Darum erstellen wir für unsere Kunden ein solches Konzept, mit dem sie im Notfall gerüstet sind.

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